Wikipedia kaže da prvo poznato spominjanje pojma konferencija seže u 1527. godinu. Pojam je nastao od riječi confer što je značilo usporediti stajališta ili se posavjetovati. Pojam je označavao sastanak dviju ili više osoba radi raspravljanja o pitanjima od zajedničkog interesa. Upravo to pojam znači i danas, manje-više.
U arheološkim nalazištima iz antičkog doba pronalaze se dokazi da su se u to vrijeme organizirale konferencije kako bi se raspravljalo o lovačkim planovima, ratnim aktivnostima, pregovorima za mir ili organizaciji plemenskih proslava. Moglo bi se reći da se ni to nije puno promijenilo do današnjih dana. U 60-im godinama prošlog stoljeća konferencije su postale unosan sektor turističke industrije. Razvile su se u posao koji globalno vrijedi oko 90 milijardi eura godišnje. Globalni razvoj doveo je do toga da konferencije postanu „proizvodi” s kupcima, dobavljačima, investitorima, poslovnim modelima, strategijama i – brendom.
Čini mi se da se 2000-ih i 2010-ih na tržištu događala prava poplava raznih konferencija koje su bile svrha same sebi i brzom skupljanju novaca. Većinom nisu imale jasan cilj, a samim time ni prepoznatljiv brend. Ono što su organizatori često nudili sponzorima je bilo postavljanje logotipa u raznim oblicima i verzijama na razne kanale. A sponzora je bilo na desetke. Često ste onda mogli vidjeti veliki billboard pored ceste koji najavljuje konferenciju, a u podnožju billboarda gužva logića, manjih, većih, šarenih…izgubljenih u mnoštvu, ponekad i u kontekstu. Onda je došla kriza i napravila čistku.
Gledajući što je sve bitno da bi se konferencija izgradila i ojačala, postoji mnogo faktora o kojima bi se moglo pisati. Ovdje ću izdvojiti ona tri za koja smatram da su presudni.
Svrha – „What’s in it for me?“, za organizatora i za sponzora
Konferencija treba imati svoju misiju – fokusirati se na neki društveni fenomen, stručnu temu ili problem koji je zajednički određenoj društvenoj skupini ili gospodarskoj grani. Kada smo mi u Komunikacijskom laboratoriju razvijali ideju o Future Tense konferenciji, želja nam je bila stvoriti B2B konferenciju koja će pokrenuti hrvatske gospodarstvenike i donositelje odluka da se okrenu budućnosti, da ustaljene, dobro poznate, ali zastarjele načine razmišljanja i rada zamijene gledanjem u budućnost, promišljanjem o utjecaju na društvo, o razvoju i o inovacijama. Jasna svrha definirat će koliko velika će biti konferencija, koji sponzori i partneri su adekvatni da se povezuju s konferencijom i na koji način.
Sadržaj sponzorskih paketa također mora imati svrhu – za partnere. I iako sa sigurnošću možemo reci da pozicioniranje logotipa negdje u sklopu konferencije nikome neće biti mrsko, pozicioniranje loga na puno različitih načina i oblika ne može biti glavni sadržaj partnerskog paketa – to vise ne prolazi. Sponzorski paket mora imati mjerljivu dodanu vrijednost za partnera i za organizatora, u obliku marketinga, pozicioniranja, networkinga, učenja ili novih poslovnih prilika.
Sadržaj
Svrha konferencije uvelike će utjecati na sadržaj konferencije. Sadržaj mora biti vrijedan i jedinstven za ciljnu skupinu. Uloženo vrijeme posjetiteljima konferencije mora biti isplativo i korisno. S konferencije moraju otići s dodanom vrijednošću. Dodana vrijednost može biti u obliku novih znanja, inspiracije, ideja, prilika ili zabave. Generička predavanja, a posebno generičke (čitaj: dosadne) panel rasprave na kojima se uvijek iznova ponavljaju iste poruke i ne nude nikakve nove informacije/ideje/znanja, teško će pružiti vrijednost posjetiteljima.
Oko sadržaja se potrebno dodatno potruditi jer će se toga posjetitelji ipak najviše sjećati kada odu s konferencije. Atraktivan sadržaj garancija je zadovoljstva partnera konferencije i posjetitelja. Zadovoljni sudionici rado će svoje zadovoljstvo podijeliti s drugima – osobno, ali i putem društvenih mreža. Tim organskim putem se kroz vrijeme počinje stvarati snažan brend i njegova vjerodostojnost.
Future Tense konferencija ove godine opet je dovela Gerda Leonharda kao jednog od keynote speakera – ne samo zato što je svjetski poznat i priznat futurolog, već zato što smo od posjetitelja i partnera koji su bili na konferenciji 2018. dobili feedback da bi ga voljeli ponovno slušati.
Gerd Leonhard, Future Tense 2023.
Komunikacija
Bez komunikacije nema ni konferencije. Neću ovdje pričati o tome koliko je važno imati online prisutnost, newsletter, oglašavanje, PR, promo materijale i slično. Fokusirat ću se na prodajni dio marketinga, gdje je prilikom izrade komunikacijskog plana potrebno posebno misliti na terminski plan.
Ključno je dovoljno rano kontaktirati potencijalne partnere. Većina kompanija s krajem kalendarske godine završava i svoje financijske godine, što znači da planiranja počinju najkasnije u rujnu. Vrijedi im se javiti prije nego zaključe svoje budžete, kako biste i vi upali u plan za slijedeću godinu. Općenito plan treba podijeliti na B2B i na B2C komunikaciju.
B2B počinje puno prije nego što s komunikacijom krećete prema krajnjim kupcima. Prva godina je, naravno, najteža jer prodajete ideju u koju potencijalni partneri moraju vjerovati kako bi vas podržali. U toj komunikaciji vraćamo se na svrhu i najvažnije je odgovoriti na pitanje „What’s in it for me?” – zašto bi netko investirao dio svog budžeta i angažman u ideju? Koje ciljeve može postići? Koja znanja, kontakte i ideje može dobiti? U B2B komunikaciji najvažniji alat je prodajna prezentacija. Ovdje se vrijedi potruditi i stvoriti si alat koji će biti snažna podrška vašem storytellingu.
Jednom uspostavljena komunikacija treba trajati non-stop. Stalna prisutnost sa zanimljivim sadržajem stvara vjernu publiku i relevantnost projekta. Tijekom konferencije treba raditi na stvaranju sadržaja koji će se komunicirati tijekom, ali i nakon same konferencije kako bi vaša priča ostala aktualna.
Kako znate da ste na pravom putu?
Ima puno pokazatelja. Ovo su mi dva najdraža – kad vam se potencijalni predavači, partneri i mediji počnu sami javljati sa željom za sudjelovanjem u projektu i kad tri tjedna prije konferencije morate zatvoriti prodaju kotizacija jer ih više nema. To su dosta dobri znakovi da ste na pravom putu.
