Razviti globalnu strategiju za društvene mreže jedna je stvar, ali provesti ju u djelo obično nije lak zadatak. Kako postaviti strukturu? Što su čiji zadatci? Kako provjeriti znanje onih koji će tu strategiju izvršavati? Kako izvještavati klijenta o provedbi strategije? To su samo neka od pitanja koja su se nametnula onoga dana kad nam je stigao prijedlog da postanemo globalna agencija za klijenta.
Uzbuđenje zbog novog izazova u kombinaciji sa strahom da će to sve biti jedna velika zbrka tjerali su nas na definiranje svih koraka procesa kako bi, kao prvo, nama bilo sve jasno i, kao drugo, kako bi lokalnim agencijama sve bilo jasno. Naša velika prednost u kreiranju procesa je što smo mi, u isto vrijeme,bili lokalna agencija jednog od naših klijenata. Znali smo točno što nam je bio problem u tom odnosu i napravili smo sve kako bismo ga izbjegli.
Nakon gotovo pola godine zajedničke suradnje možemo reći da sve sjeda na svoje mjesto. Naše iskustvo možemo pretočiti u nekoliko savjeta za sve koji se odluče prihvatiti izazove globalne agencije.
1. Podjela odgovornosti
Točno definirajte što su čiji zadatci. Stavite to crno na bijelo kako se ne bi dogodilo da svi misle „To će onaj drugi napraviti“. Ovako ste sigurni da će planirano biti i realizirano.
2. Upoznavanje s timom
Složite opsežan upitnik i održite telefonske/Skype pozive sa svim članovima tima. Postavite im sva pitanja koja vam se čine relevantna, od onih najbanalnijih do toga da vam pokažu konkretne primjere. Tako ćete ih najbolje upoznati i znati točno s kolikim kapacitetima raspolažu.
3. Definiranje rokova
Postavite realne rokove, ali ne zaboravite ostaviti prostora za kašnjenje. 🙂 Koliko god rokovi bili realni, uvijek će biti onih koji neće stići izvršiti zadatke u zadanom roku (razlozi su nebitni). Ovako ste sigurni da se sve stiže na vrijeme.
4. Komunikacija
Iako ste sve detaljno pripremili, očekujte puno novih pitanja jer se neke stvari jednostavno ne mogu predvidjeti. Mailovi su općeprihvaćen način komunikacije i tako je najjednostavnije svima pratiti komunikaciju. Pazite da nikoga ne izostavite u mailovima. 🙂 Pošaljite im Twitter i Skype kontakt za brze upite. Za uspješniju suradnju predlažemo mjesečne konferencijske pozive u kojima ćete zajedno s njima još jednom proći kroz plan za idući mjesec. Službeni jezik komunikacije je, naravno, engleski i još do sada nismo naišli na nekog tko ga ne govori. 🙂
5. Motivacija
Svi koji su ikada vodili neku od društvenih mreža znaju koliko je težak svaki početak. Zbog toga u svaki mail/poziv/DM uključite motivaciju pod obavezno. Uvijek imajte na umu: svi vi ste članovi istog tima koji zajedničkim snagama rade za klijenta. Svi imate isti cilj!
Možda zvuči jednostavno kad se to posloži na ovaj način, ali, vjerujte, potrebno je uložiti mnogo truda da se sve postavi „na noge“. Tek sada možemo reći da suradnja teče glatko i da svi znaju svoje odgovornosti i rokove. I komunikacija je postala opuštenija. Nismo više neznanci koji rade zajedno. Toplo preporučamo, savladajte ovaj izazov jer ćete obogatiti svoj život novim iskustvom i ponekim novim prijateljem na drugom kraju Europe, a možda i svijeta.
