Organizacija događaja

Cashless Ukraine Summit – Samit koji se može nazvati samitom

Iako se prva upotreba termina samit #samit #summit, koji označava sastanak visokih državnih predstavnika vođen po veoma preciznoj agendi i medijski propraćen događaj,  vezuje za susrete državnika poput Franklin D. Roosevelt, Winston Churchill i Joseph Stalin tokom Drugog svetskog rata, reč još nije bila odomaćena u široj upotrebi. Termin se počeo masovnije koristiti posle Samita u Ženevi (1955.), a kada su se tokom Hladnog rata američki predsednici susreli sa sovjetskim i kineskim saveznicima na tzv. 1-1 sastancima, mediji su pregovore etiketirali kao „samit“. Zatim je u eri posle Hladnog rata nastala hiperprodukcija samita, da bi se danas ovaj termin upotrebljavao za bezbroj različitih događaja širom sveta, koji pretenduju da imaju „težinu“. Nije mali broj onih koji se zaista mogu nazvati samitom u prvobitnom značenju termina, ali nisu retki ni oni kojima samo imponuje da se tako zovu.

Samit – sexy&catchy naziv za platformu koja se „prodaje“ klijentu?

Posle mnogih događaja kojima sam prisustvovala širom ex-YU (a istorija samita nam nije strana), mogu slobodno reći da samit danas očigledno može da bude svaki skup čiji organzatori odluče da ga tako nazovu. I to je sasvim okej, ali valjalo bi da se, kako god se ta platforma nazivala, bar ima u vidu šta samit treba da obezbedi.

Pođimo redom. Kada organizatori (poslovna i strukovna udruženja, medijske kuće, državni i NGO sektor) predstave preliminarnu agendu koja treba da pozicionira i „proda“ događaj, uglavnom je to jedan WOW dokument. Oni iskusniji odmah znaju da je preambiciozna i da će preliminarna ostati 10 minuta do svečanog otvaranja samita. Sve teme i govornici su „na mestu“, detalji će se „definisati u dogovoru sa klijentom“ i „finalno zakucati“ kada stigne #feedback od svih učesnika, a očekuje se pozitivan odgovor od generalnog, kabineta, iz inostranstva.

Nije neočekivano da se na događaju uglavnom prvi pojavi Marfi, i iznenada nastupe iznenadne promene, pa smo i navikli da umesto nekih od ključnih govornika, tzv. #keystakeholders dođu njihovi zamenici, savetnici, zamenici savetnika ili savetnici zamenika, kako god… To su situacije „koje niko ne može da predvidi“, na koje „niko ne može da uitiče“ kojima upravlja „viša sila“ i pred kojima je „organizator nemoćan“. I to zaista može biti tako.

Prilikom učešća na samitu nije loše imati u vidu nekoliko stvari. Oni iskusni učesnici dobro znaju da njihov govor ili panel treba da bude na samom početku, jer se sa samita kod nas beži više nego u srednjoj školi. Na prva dva jutarnja „časa“ uglavnom postoji koncetracija, dok je posle „velikog odmora“ publika desetkovana. Zašto? Možda zato što je prošao njihov red, možda jer ih ne zanima naredna „promotivna“ prezentacija, možda ne žele da slušaju konkurenciju, ili…ili…ili…

Zbog svega navedenog komercijalnim učesnicima (sponzorima, pokroviteljima, prijateljima) mudro se obezbedi #vidljivost, često i preterana #overbranding, pa će se u nedostatku relevantnih govornika nezadovoljstvo zbog neispunjenja obećanog nadomestiti zadovoljstvom usled lične promocije kod medijskih partnera, jačim #followup i dodatnim brojem objava u #tier1 medijima. Uz fotografiju. I na to smo se navikli i to negde i očekujemo, a one fer agencije otvoreno i predoče svom klijentu dok ga tzv. pičuju #pitch za učešće na samitu. Fair enough, moglo bi se reći.

Kako ovaj blog nema nameru da hejtuje niti organizatore, niti način organizacije naših samita, i kako Komunikacijski Laboratorij odlično razume probleme i izazove sa kojima se industrija događaja #event danas suočava, ideja teksta je da se podsetimo kako zaista nešto što se zove samit treba da izgleda. I to na primeru jednog odličnog događaja kom smo nedavno prisustvovali.

Zašto je Cashless Ukraine zaista bio Summit?

Ako nemamo jaku, čvrstu, agendu koja odgovara ili promoviše neki važan, aktuelni ili nadolazeći industrijski trend, osvetljava i analizira društvene, ekonomske ili političke teme, koja ima tendenciju da ponudi rešenje, ili osvetli put kojim treba nastaviti, a sve to uz relevantne, zanimljive i nepromotivne teme i govornike, teško da možemo očekivati da samit zainteresuje i zadrži bilo koga osim predstavnika kompanija/organizacija koje dolaze po „službenoj dužnosti“, da saslušaju i podrže svoje kolege.

Nedavno sam, tačnije 11. novembra, imala prilike da zahvaljujući organizatoru – našem dugogodišnjem klijentu i partneru, kompaniji Visa, prisustvujem prvom Cashless Samitu u Ukrajini, posvećenom bezgotovinskim načinima plaćanja. Samitu sa velikim S, koji u svakom smislu opravdava tu etiketu. To je bio jedan od onih događaja koji biste veoma voleli da imate u svom portfoliju, kada skidate kapu kolegama iz druge agencije i kada izgleda kao da su #lessonslearned naučene pre događaja.

Pre nego objasnim zašto je Cashless Ukraine bio najbolji Samit kom sam prisustvovala, imam nekoliko napomena u vezi sa boravkom u Kijevu. #Csshless trend je prilično nova tema, platne kartice nisu omiljena valuta, posebno ako dolaze u kompletu sa govorom na engleskom. Takođe, Visa nije platno-tehnološka kompanija koja je #topofthemind u Ukrajini (mislim da u mnogim segmentima nije ni tržišni lider), zatim nikada ne plaća niti donira državne institucije, nikada ne plaća PR, i ima vrlo oprezne marketing budžete. Dakle, #Cashless sumit nije imao podršku sveprisutnog #cashless trenda, jer takav ne postoji.

Dakle, provučeno kroz gore pomenutu R check listu, Cashless Ukraine Summit je ispunio:

  • Relevantnost organizatora. Kada je to vodeća svetska platno-tehnološka kompanija koja posluje u više od 200 zemalja i teritorija, sa VisaNet mrežom koja u sekundi može da obradi više od 65.000 transakcija onda je jasno da organizator zna o čemu priča i ima šta da kaže o bezgotovinskim načinima plaćanja.
  • Relevantnost teme. Keš je u Ukrajini, kao i svim  zemljama CISSEE regiona (koje su bile učesnice Samita) dominantan način plaćanja, s #cashless trendom koji sve više uzima maha, širom sveta. S obzirom na značajne prednosti koje elektronska plaćanja donose: BDP Ukrajine je, zahvaljujući elektronskim načinima plaćanja, u periodu od 2011-2015 uvećan za 460 miliona dolara, dok broj novih radnih mesta 2.6 miliona, vlade i ostali učesnici na tržištu se zalažu za sve veću upotrebu digitalnog umesto papirnog novca. Jaka podrška relevantnih institucija postoji, a za jačanje ovog trenda neophodna je kontinuirana, sistematska i proaktivna saradnja svih strana.
  • Relevantnost govornika i posetilaca. Tokom jednodnevnog događaja, koji ni u jednom trenutku nije imao onu „tužnu“ praznu salu, na mestu govornika i panelista sedeli su predstavnici centralnih i komercijalnih banaka, eksperti iz CISSEE regiona i Evrope, stručnjaci kompanije Visa, vodeći tržišni igrači poput kompanija Uber, Google, pionira među block chain firmama, pay gateway-e, kao i startup-ovi, predstavnici akademske i biznis zajednice. Moderatori nisu bila prepoznatljiva TV lica, već ljudi iz industrije i sami uključeni u „borbu“ protiv keša. U publici su sedeli predstavnici medija, javnog sektora i kompanija koje već imaju iskustva u radu sa Visa-om, ili žele da digitalizuju svoje poslovanje. A što je najvažnije, svako je čuvao svoje mesto – od 9 ujtru do 19h…
  • Vrhunska produkcija Ne presudna, ali jako važna je i vrhunska produkcija. Cashless Ukraine ima veliki plus: vrhunski simultani prevod, odlično osvetljenje, jasan zvuk, nekoliko live uključenja s drugih krajeva sveta (savršeno sinhronizovanih), do kraja ispoštovana satnica, uz odgovor na svako pitanje iz publike i poštovanje svakog komentara na bini. Odlične ideje za sprovođenje anketa među gostima, kreativne pauze i aktivacije na društvenim mrežama. Nanapadan i catchy brending… Da, sve to uz odličan catering :) .

Dakle, nije teško da samit bude Samit.