Organizacija događaja

A šta vi to tačno radite? Nije tako lako kao što se čini.


Notice: wpdb::prepare was called incorrectly. The query does not contain the correct number of placeholders (2) for the number of arguments passed (3). Please see Debugging in WordPress for more information. (This message was added in version 4.8.3.) in /home/komunikacijskila/public_html/wp-includes/functions.php on line 4146

Organizacija događaja svakako je jedan od kompleksnijih delova odnosa s javnošću. Organizujemo ga kako bismo preneli poruku koju želimo komunicirati prema unapred utvrđenim ciljnim grupama..

 

Šta tačno agencija treba da uradi kako bi joj se dodelila organizacija korporativnog događaja?

Kod promatranja organizatora na delu, često je fokus na svim dogovorima s dobavljačima i konačnom postavljanju svega onoga što se na događaju vidi: scenografija, tehnika, catering, itd. Proces koji stoji iza svega toga se ne vidi. To je proces koji agencija prolazi od dana kada konkuriše na tenderu do samog dana događaja.

Proces počinje nadmetanjem nekoliko agencija, u sklopu kojeg predloženi kreativni koncept i sadržaj projekta, kao i uklapanje u troškovnik moraju biti najbolji po svim traženim tačkama.

Briefovi za pitcheve različiti su od klijenta do klijenta. U nekim slučajevima mogu sadržavati samo minimalne informacije, ali po pravilu, retko kada su opširni.

Primer briefa: klijent želi proslaviti godišnjicu firme u julu.

Kada biste događaj radili samo za sebe, proces bi bio mnogo kraći. U ovom slučaju, kada se radi za klijenta, u lancu komunikacije postoji nekoliko subjekata, te to svakako oduzima vremena i energije.

Akcije koje prethode potvrdi (dobijanju) posla:

  • Istraživanje važnih informacija i imidža branda – ključne poruke koje želimo preneti, ciljne grupe i cilj koji želimo postići s događajem
  • Odabir, vizualizacija i predrezervacija lokacije
  • Izrada kreativnog koncepta (definisanje scenografije, program)
  • Formalni i zabavni deo događaja
  • Definisanje scenarija
  • Pribavljanje stvarnih ponuda dobavljača
  • Izrada troškovnika
  • Izrada timeline-a aktivnosti
  • Odabir cateringa

 Proces od potvrde posla do realizacije ideje:

  • Sastanci sa svim dobavljačima i učesnicima u projektu i upućivanje u koncept
  • Izrada komunikacijskog plana
  • Dizajn svih print, audio i video materijala – svi materijali moraju biti odobreni od strane klijenta
  • Produkcija svih print, audio i video materijala  – svi materijali moraju biti odobreni od strane klijenta
  • Ugovori s trećim licima
  • Upravljanje rokovima (npr. štampnih promo materijala)
  • Koordinacija i upravljanje timom ljudi
  • Dizajn rasvete
  • Definisanje tačne scenografije u prostoru i sinhronizovanje s tehnikom (rasveta, razglas, video, efekti)
  • Briga o troškovima projekta, pregovaranje o cenama i minimalizovanje neplaniranih troškova
  • Probni uzorci materijala
  • Briefiranje svih učesnika i izvođača – performeri, moderator, snimatelj, fotograf, hostese
  • Izrada back-up planova (krizni menadžment)
  • Logistika
  • Komunikacija s medijima
  • Dispozicije i itinerary
  • Generalna proba

Složićete se da ste samo čitanjem svih ovih aktivnosti koje je potrebno obaviti dobili bolji uvid u kompleksnost zadatka koji ima organizator događanja. Nadamo se da ste dobili uvid u količinu i opseg zadataka koje svaki organizator treba obaviti kako bi događaj ugledao svetlo dana, ili pak noći.

Morate misliti na svaki detalj dovoljno unapred kako biste na događaju mogli biti dovoljno fleksibilni za otklanjanje eventualnih neplaniranih situacija. Event je live. Nema ponavljanja. Kada događaj krene, sve je stvar trenutka u kom sve mora biti savršeno sinhronizovano.

Kako biste stekli bolji uvid u organizaciju, pogledajte timelapse video sa poslednjeg korporativnog eventa u organizaciji Komunikacijskog laboratorija za klijenta McDonald’s. U videu ćete videti samo segment montaže dva dana pre samog događaja. Taj segment predstavlja tek vrh sante leda celokupnog opisanog procesa.