Organizacija događaja

Savjeti za organizaciju božićnog eventa

Prostor

Odaberite prostor izvan ureda ili zgrade gdje se nalazi vaš ured kako biste osigurali opuštenu atmosferu i napravili odmak od poslovnih obveza. Rezervirajte prostor na vrijeme tj. čim prije jer sigurno niste jedini koji organizirate božićni event.

Pozivnice

Pošaljite „save the date“ pozivnicu dovoljno rano s istaknutim rokom do kada uzvanici trebaju potvrditi svoj dolazak. Ukoliko se radi o eventu na koji zovete i partnere, klijente, tj. uzvanike izvan vaše kompanije, vodite računa da je božićno vrijeme preplavljeno eventima pa je „save the date“ pozivnicu potrebno poslati i mjesec dana prije samog eventa kako bi ljudi na vrijeme rezervirali termin u kalendaru. Budite kreativni i istaknite se – pozivnicu osmislite u skladu s tematikom eventa, iskoristite ju da se istaknete i već u pozivu izazovete  interes, a samim time i što veći broj uzvanika. Obavezno navedite „dress code“, ključne dijelove programa koji će privući uzvanike ili najavite program iznenađenja na način koji će zainteresirati uzvanike.

Tema eventa

Tematika eventa je ključan dio jer sve ostalo kreirate u skladu s tim. Teme mogu biti vrlo neformalne poput „ugly Christmas sweaters“ partija do „black tie“ božićnih evenata ovisno o komunikaciji vašeg brenda i tipu eventa (interni ili eksterni). Ukoliko niste sigurni koju temu odabrati uvijek možete kreirati anketu i prošlogodišnje uzvanike pitati na kakav tip eventa bi voljeli doći.

Hrana i piće

Hrana i piće su oduvijek jedan od najupečatljivijih dijelova svakog eventa pa pokušajte ne štedjeti na tome. No, ako ste ograničeni budžetom budite što kreativniji te osigurajte ukusne i vizualno atraktivne zalogaje. Fotografije hrane su i dalje jedan od sadržaja koji se najčešće dijeli na društvenim mrežama pa se pobrinite da se dobar dojam i „okus“ proširi i viralno van prostora vašeg eventa. Vodite računa da pića nikako ne smije nestati, a za još bolji dojam angažirajte barmene, kuhano vino i koktele u skladu s tematikom Božića.

Zabavni sadržaj

Osigurajte zabavni sadržaj koji će ljudi ponijeti za uspomenu i rado dijeliti na društvenim mrežama kako bi dobre vibracije s vašeg eventa doprijele i izvan prostora u kojem se odvija event. Photo booth s kreativnom pozadinom i rekvizitima u skladu s tematikom eventa je samo jedan od sadržaja koji donosi zabavu i viralni faktor, a postoje različiti načini kako iskoristiti tehnologiju virtualne stvarnosti te uklopiti u vaš event i komunikaciju brenda.

Muzika i ostali izvođači

Uz hranu i piće, zasigurno jedan od najvažnijih elemenata dobrog eventa koji će vaši gosti uvijek pamtiti je glazba pa se pobrinite da dovoljno rano rezervirate željenog izvođača. S obzirom da se radi o Božiću, nikada nije prerano. Na samom početku eventa pobrinite se da glazba nije preglasna kako bi ljudi mogli normalno razgovarati bez nadvikivanja, a kasnije pojačavajte glazbu kako se event odmiče, ljudi opuštaju i event prelazi u fazu partija. Dobar DJ ili pjevač će znati prilagoditi repertoar atmosferi. Božićni eventi su uglavnom neformalni i ljudi se vole opustiti pa osigurajte dovoljno prostora za ples i glazbu u skladu s prigodom i profilom uzvanika. Razbijte atmosferu s dodatnim izvođačima, gostujućim glazbenicima, plesno – akrobatskom točkom ili nekim programom koji će angažirati publiku poput karaoka ili nastupa „stand up“ komičara. Naravno, pri odabiru izvođača bitno je imati u fokusu koliko formalan ili neformalan event želite, koji je tip uzvanika te koliko je grupa opuštena, angažirana i homogena.

Pokloni

Božić je vrijeme darivanja pa nemojte dopustiti da vaši uzvanici odu s eventa bez poklona. Osmislite poklon koji će ih oduševiti i prenijeti poruke vaše kompanije i brenda. Ukoliko se radi o internom eventu za zaposlenike razmislite o „Secret Santa“ tomboli na način da svaki zaposlenik donese poklon po izboru prema  unaprijed definiranom novčanom iznosu te na odlasku svako dobije poklon koji nasumično izvuče. To je zgodan i zabavan način kojim ćete potaknuti kreativnost i angažiranost zaposlenika u skladu s božićnim duhom i darivanjem.

Donacije

Božić je vrijeme darivanja kada ljudi rado doniraju i brinu jedni o drugima. Osmislite aukciju ili jednostavan način na koji se uzvanici mogu uključiti u darivanje ili prikupljanje sredstava za socijalno ugrožene i širite božićni duh. Jedan od načina je da organizirate natječaj (izaberete najbolje odjevenu osobu ili fotografiju s najviše lajkova na društvenim mrežama koja je kreirana na photo booth-u), a dobitnik ima mogućnost donirati udruzi po izboru određeni iznos koji je vaša kompanija osigurala.

Detalji su bitni:

  • Parking i prijevoz

Ovisno o budžetu odlučite hoćete li osigurati prijevoz za sudionike u suradnji s taxi službom. To je uvijek zgodan način da olakšate i osigurate dolazak gostiju te da se pobrinete da nikome ne padne na pamet voziti pod utjecajem alkohola. Ako nemate mogućnost osigurati prijevoz, odaberite prostor  s osiguranim parkingom ili koji ima garažu na pješačkoj udaljenosti.

  • Dekoracije

Čak i s relativno malo budžeta možete uz malo uloženog vremena i kreativnosti učiniti event još ljepšim. Koristite mirisne svijeće, cvjetne aranžmane ili ručno izrađene ukrase koje ćete prethodno pripremiti s kolegama iz vaše kompanije. Uredite toaletni čvor –  ukrasni ručnici, inspirativni ili šaljivi natpisi na ogledalu su samo neki od prijedloga.

  • Prostor za pušače i lounge dio

Vodite računa da u Hrvatskoj puši čak 33% ljudi, a vi ne želite da vam trećina uzvanika „preseli“ događaj na ulazna vrata lokacije. Ukoliko se odlučite za party varijantu eventa, potrebno je odabrati lokaciju gdje je dozvoljeno pušenje kako biste uzvanike zadržali na istom mjestu. Osigurajte i „lounge“ dio za goste koji žele odmoriti i sjesti.

  • Osigurajte fotografa, a po mogućnosti i snimatelja

Fotografije i video nakon eventa će vam sigurno dobro doći za internu (intranet) ili eksternu komunikaciju (društvene mreže, blog, web itd.).

 

Ukoliko trebate savjet ili pomoć u organizaciji javite nam se čim prije… Božić je pred vratima!