Organizacija događaja

Kako postići „wow!“ efekt kod uzvanika nekog događaja

Zašto je organizacija događaja sastavni dio odnosa s javnošću? Upravo zato jer svaki događaj gradi priču o brendu kojom želimo prenijeti uzvanicima neku emociju.

Nit kojom se prvenstveno vodimo prilikom planiranja događaja je iskustvo koje želimo ponuditi uzvanicima, a to iskustvo mora vjerno ispričati priču brenda zbog kojeg radimo događaj. Najlakše je iznajmiti prostor i organizirati catering. No, ispraznim i nepotpunim sadržajem nećemo postići ništa. Svaki detalj mora biti posvećen upravo toj emociji s kojom želimo da uzvanici odu s događaja. Često je u detaljima ključ svakog uspješnog eventa, a kako bismo to ostvarili moramo vrlo pažljivo i detaljno voditi cijeli projekt – od faze osmišljavanja i planiranja, do faze koordinacije svih dobavljača i egzekucije samog eventa.

 

U procesu organizacije nekog događaja najvjerojatnije najzahtjevniji segment je kreativno osmišljavanje cijele priče i postavljanje projekta „na noge“.

Dakle, ponuđeni sadržaj treba prvenstveno ostvariti željene komunikacijske i poslovne ciljeve, a istodobno se svidjeti klijentu i opravdati uloženi budžet.  Poseban je izazov ponuditi sadržaj kad je taj isti budžet poprilično ograničen. U tim situacijama kreativni kotačići moraju se posebno brzo zavrtjeti kako bismo postavili na noge priču koja je jednako efektna kao i priča koja je popraćena mnogo bogatijim budžetom. U procesu osmišljavanja, koji može biti veoma zabavan, neke jako dobre i atraktivne ideje lako padnu u vodu jer sukladno našem tržištu, dobavljačima, izvođačima i budžetu jednostavno ili nisu izvedive ili si ih ne možemo priuštiti. Šteta!

 

Cilj kojeg bi svaki event manager trebao postaviti prilikom osmišljavanja sadržaja je odlazak uzvanika s događanja uz pomisao „Wow! Ovo još nisam doživio/la.“ U svih ovih 10 godina organizacije evenata svih vrsta, veliki izazov uvijek predstavlja osmisliti kratki performance kao program između programa.

Potrebno je osmisliti nešto što bi ostavilo veliki utisak na uzvanike, a opet da je povezano sa samom temom događaja. Takav performance najčešće se postavlja kao uvod ili na pauzi poslovnih konferencija, VIP evenata, sportskih događaja…

Kada krenemo od onog što je dostupno kod nas na tržištu, onda su to performansi slijedećeg tipa:

  • Plesne točke (pojedinci ili skupine, ples na svili, plesni akrobati…)
  • Glumačke točke
  • Stand up komedije
  • Glazbene točke (Ana Rucner, kvarteti, 2 Cellos, bubnjari, saksofonisti…)

I sve je to u Hrvatskoj u nekoj formi na nekom od događaja već viđeno.

Nedavno samo radili događaj povodom 300 godina Martell konjaka u Umjetničkom paviljonu u Zagrebu, a poseban gost bio je njihov brend ambasador koji je prije zagrebačkog događaja bio gost na istoj godišnjici Martella u New Yorku, Singapuru, Londonu i Parizu. Upravo je on bio prava osoba da ga pitam je li na tim eventima vidio neki spektakularan performance prije početka službenog dijela eventa. U New Yorku i Singapuru je vidio kratku izvedbu plesne skupine, a u Londonu stand up komediju.

 

Dakle, ni u bijelom svijetu za kojeg često mislimo da nudi nešto neviđeno ne odvija se ništa drugo nego što smo i mi imamo prilike vidjeti ovdje u Lijepoj našoj.

Ono što nam jedino preostaje je da u obimu onoga što je već osmišljeno, uvijek pokušamo osmiliti nešto novo tj. oformiti pojedince ili skupine da uvježbaju ono što se inače ne izvodi. Tako smo imali prilike na Abrakadabrinim događajima imati gudački kvartet koji je umjesto na instrumentima svirao na iPadima, profesionalne pjevače koji su bili prerušeni u osoblje cateringa, ples sjena itd.

Ključ je osmisliti nešto neočekivano i to je ono što svakako ostavlja „wow!“ efekt kod uzvanika. Ako kod uzvanika ostvarimo takav dojam da s oduševljenjem prepričavaju svojim suradnicima i prijateljima što su sve doživjeli, možemo proglasiti događaj uspješnim.

 

Kakva su vaša iskustva s događajima? Što je kod vas izazvalo „wow!“ efekt?