Organizacija događaja

A što vi to točno radite? Nije tako lako kao što se čini.

Organizacija događaja svakako je jedan od kompleksnijih dijelova odnosa s javnošću. Organiziramo ga kako bismo prenijeli poruku koju želimo komunicirati prema unaprijed utvrđenim ciljanim skupinama.

 

Što točno agencija treba napraviti kako bi joj se dodijelila organizacija korporativnog događaja?

Kod promatranja organizatora na djelu, često je fokus na svim dogovorima s dobavljačima te konačnom postavljanju svega onoga što se na eventu vidi: scenografija, tehnika, catering, itd. Proces koji stoji iza svega toga se ne vidi. To je proces koji agencija prolazi od dana kada konkurira na natječaju do samog dana događaja.

Proces počinje s natjecanjem nekoliko agencija, u sklopu kojeg predloženi kreativni koncept i sadržaj projekta te uklapanje u troškovnik moraju biti najbolji po svim traženim točkama.

Briefovi za pitcheve različiti su od klijenta do klijenta. U nekim slučajevima mogu sadržavati samo minimalne informacije, ali u pravilu, rijetko kada su opširni.

 

Primjer briefa: klijent želi proslaviti obljetnicu firme u srpnju.

Kada biste događaj radili samo za sebe, proces bi bio puno kraći. U ovom slučaju, kada se radi za klijenta, u lancu komunikacije postoji nekoliko subjekata te to svakako oduzme vremena i energije.

 

Akcije koje prethode potvrdi (dobivanju) posla:

  • Istraživanje značajki i imidža branda – ključne poruke koje želimo prenijeti, ciljane skupine i cilj koji želimo postići s događajem
  • Odabir, vizualizacija i predrezervacija lokacije
  • Izrada kreativnog koncepta (definiranje scenografije, program)
  • Formalni i zabavni dio eventa
  • Definiranje scenarija
  • Pribavljanje stvarnih ponuda dobavljača
  • Izrada troškovnika
  • Izrada timelinea aktivnosti
  • Odabir cateringa

 

Proces od potvrde posla do realizacije ideje:

  • Sastanci sa svim dobavljačima i sudionicima u projektu i upućivanje u koncept
  • Izrada komunikacijskog plana
  • Dizajn svih print, audio i video materijala – svi materijali moraju biti odobreni od strane klijenta
  • Produkcija svih print, audio i video materijala  – svi materijali moraju biti odobreni od strane klijenta
  • Ugovori s trećim licima
  • Upravljanje rokovima (npr. tisak promo materijala)
  • Koordinacija i upravljanje timom ljudi
  • Dizajn rasvjete
  • Definiranje točne scenografije u prostoru i sinkroniziranje s tehnikom (rasvjeta, razglas, video, efekti)
  • Briga o troškovima projekta, pregovaranje o cijenama i minimaliziranje neplaniranih troškova
  • Probni uzorci materijala
  • Briefiranje svih sudionika i izvođača – performeri, moderator, snimatelj, fotograf, hostese
  • Izrada back-up planova (krizni menadžment)
  • Logistika
  • Komunikacija s medijima
  • Dispozicije i itinerary
  • Generalna proba

 

Složit ćete se da ste samo čitanjem svih ovih aktivnosti koje je potrebno obaviti dobili bolji uvid u kompleksnost zadatka koji ima organizator događanja. Nadamo se da ste dobili uvid u količinu i opseg zadataka koje svaki organizator treba obaviti kako bi događaj ugledao svjetlo dana, ili pak noći.

Morate misliti na svaki detalj dovoljno unaprijed kako bi na događanju mogli biti dovoljno fleksibilni za otklanjanje eventualnih neplaniranih situacija. Event je live. Nema ponavljanja. Kada događanje krene, sve je stvar trenutka, u kojem sve mora biti savršeno sinkronizirano.

Kako biste stekli bolji uvid u organizaciju, pogledajte timelapse video sa zadnjeg korporativnog eventa u organizaciji Komunikacijskog laboratorija za klijenta McDonald’s. U videu ćete vidjeti samo segment montaže dva dana prije samog događanja. Taj segment predstavlja tek vrh sante leda cjelokupnog opisanog procesa.